Privacyverklaring H.F.C. EDO

Privacyverklaring  H.F.C. EDO  

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee  omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt H.F.C. EDO persoonsgegevens?
H.F.C. EDO verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • (Jeugd)leden, donateurs, relaties, sponsoren en vrijwilligers
  • Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij H.F.C. EDO of ooit een lidmaatschap hebben gehad
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen (bestuur en commissies) van H.F.C. EDO verwerken persoonsgegevens in Sportlink, Club Collect en – in voorkomend geval – Florijn Incasso en Sponsit, de administratieve applicaties van EDO. In SportLink kun je dit zelf ook, nadat je bent geregistreerd. Je geeft zelf de (on)zichtbaarheid van je gegevens op het openbare deel van deze applicatie.

Waarvoor verwerkt H.F.C. EDO persoonsgegevens?
Als je lid/donateur wilt worden van H.F.C. EDO of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, dan hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger. Als je eenmaal lid, donateur of relatie van H.F.C. EDO bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over  lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit of wedstrijd van je team of leeftijdscategorie. Wij kunnen namen en foto’s van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze accommodatie publiceren op onze website en TV-schermen, tenzij je daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken, bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt H.F.C. EDO ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat je leider heeft gemaakt ten behoeve van een meerdaags toernooi. H.F.C. EDO controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, nergens worden geregistreerd.

Hoe gaat H.F.C. EDO met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen op de website of in de app Voetbal.nl kun je veel gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met H.F.C. EDO terug vinden en bewerken. Je kunt alle vastgelegde gegevens opvragen bij het ledensecretariaat. Daarnaast kunnen verschillende commissies en teamleiding en -leden je gegevens inzien. In Voetbal.nl kan iedereen je naam, leeftijd en foto zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van H.F.C. EDO kan je gegevens – net als jijzelf – muteren. Naast het bestuur van H.F.C. EDO kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen H.F.C. EDO
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement of toernooi en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt of een opleiding gaat doen, dan kan de ledenadministratie je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren.

Verstrekking aan Derden
H.F.C. EDO verstrekt je gegevens aan de KNVB i.v.m. je bondslidmaatschap en aan ClubCollect en - in voorkomend geval - aan Florijn Incasso i.v.m. de inning van je contributie en boetes. H.F.C. EDO wisselt verder geen gegevens uit met andere externe partijen, anders dan de door H.F.C. EDO gebruikte administratieve applicaties.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Ook kan het zijn dat je na het beëindigen van je lidmaatschap een (financiële) blokkade hebt opgelegd gekregen. Dit gebeurt altijd uitsluitend in Sportlink en volgens de door de KNVB vastgelegde regels. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is H.F.C. EDO gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens H.F.C. EDO van mij verwerkt?
Door in te loggen op de website of in de app Voetbal.nl kun je veel gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met H.F.C. EDO terug vinden en bewerken. Je kunt alle vastgelegde gegevens opvragen bij het ledensecretariaat.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door H.F.C. EDO kun je terecht bij het ledensecretariaat (ledenadministratie@hfcedo.nl).

OPT-OUT
Om het gebruik van Sportlink en het daaraan verbonden Voetbal.nl en Club Collect zo makkelijk mogelijk te maken, kan H.F.C. EDO je (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. H.F.C. EDO beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring.  

Wijzigingen privacybeleid
H.F.C. EDO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid op www.hfcedo.nl te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via  www.hfcedo.nl/privacy


Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!